Księgowość w organizacji pozarządowej (NGO) jest lekko inna niż w zwykłej firmie. Dzieje się tak, ponieważ musisz pilnować nie tylko przepisów podatkowych czy ustawy o rachunkowości, ale też specyficznych regulacji dla trzeciego sektora i przede wszystkim zapisów własnego statutu.
Firma zarabia dla zysku, fundacja realizuje cele statutowe
W standardowej działalności gospodarczej sprawa jest jasna. Sprzedajesz usługę lub towar, wystawiasz fakturę, pieniądze trafiają na konto. Od przychodów odejmujesz koszty uzyskania przychodu i od wypracowanego zysku płacisz podatek.
W fundacji mechanizm jest fundamentalnie inny. Twoim celem nie jest zysk sam w sobie, ale realizacja misji zapisanej w statucie (na przykład pomoc chorym dzieciom, edukacja ekologiczna czy wspieranie kultury). Fundacja może oczywiście zarabiać i pozyskiwać środki, ale każda złotówka musi ostatecznie wspierać te cele.
To rodzi pierwszą i najważniejszą komplikację: konieczność ścisłego podziału przychodów i kosztów.
Działalność statutowa kontra działalność gospodarcza
Fundacja może prowadzić dwa główne rodzaje działalności, które księgowość musi traktować zupełnie oddzielnie.
Pierwszy rodzaj to działalność statutowa. To jest sedno Twojej pracy. Może być:
- Nieodpłatna: Gdy realizujesz cele i nie pobierasz za to żadnych pieniędzy (np. rozdajesz darmowe posiłki finansowane z darowizn).
- Odpłatna: Gdy pobierasz opłaty, ale pokrywają one jedynie koszty tej działalności (np. organizujesz warsztaty edukacyjne, a cena biletu równa jest kosztom wynajmu sali i materiałów). To nie jest działalność komercyjna.
Drugi rodzaj to działalność gospodarcza. Możesz ją prowadzić, jeśli Twój statut na to pozwala i zgłosisz ją do rejestru przedsiębiorców w KRS. To klasyczny biznes, na przykład prowadzisz sklep internetowy z gadżetami, wynajmujesz powierzchnię lub sprzedajesz komercyjne szkolenia.
Księgowość musi precyzyjnie rozdzielać, co jest czym. Nie możesz mieszać pieniędzy z darowizn z pieniędzmi ze sprzedaży komercyjnej. Wymaga to stworzenia rozbudowanego, analitycznego planu kont, który osobno śledzi koszty i przychody obu tych sfer.
Pełna księgowość to niemal zawsze standard
Wielu przedsiębiorców (prowadzących jednoosobową działalność) na starcie wybiera proste formy rozliczeń, jak ryczałt czy podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów (KPiR).
W fundacji ten wybór jest bardzo ograniczony. Zdecydowana większość organizacji pozarządowych musi prowadzić pełne księgi rachunkowe (czyli pełną księgowość) zgodnie z Ustawą o rachunkowości. Obowiązek ten dotyczy niemal każdej fundacji prowadzącej działalność gospodarczą oraz każdej, która ma status Organizacji Pożytku Publicznego (OPP).
Pełna księgowość to system podwójnego zapisu. Każda operacja (każdy wydatek, każda wpłata) jest księgowana na dwóch różnych kontach (po stronie Winien i Ma). To skomplikowany system, który wymaga fachowej wiedzy, aby poprawnie śledzić finanse i przygotować na koniec roku obowiązkowe sprawozdanie finansowe.
Istnieje co prawda coś takiego jak Uproszczona Ewidencja Przychodów i Kosztów (UEPiK) dla niektórych NGO, ale warunki jej stosowania są tak restrykcyjne (np. brak działalności gospodarczej i statusu OPP, bardzo niski limit przychodów), że w praktyce korzysta z niej niewiele podmiotów.
Zwolnienie z podatku CIT? Tak, ale pod warunkami
Panuje mit, że „fundacje nie płacą podatków”. To nie jest prawda. One płacą, tylko inaczej, a właściwie: korzystają ze zwolnienia.
Fundacje są zwolnione z podatku dochodowego (CIT) w części dotyczącej dochodów przeznaczonych na ich cele statutowe. Oznacza to, że darowizny, dotacje czy przychody z 1,5% przeznaczone na te cele (i faktycznie na nie wydane) nie są opodatkowane.
ALE. Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą, zyski z niej są opodatkowane na zasadach ogólnych. Chyba że… ten zysk również w całości zadeklarujesz i przeznaczysz na cele statutowe.
Niezależnie od tego, czy realnie płacisz podatek, czy korzystasz w 100% ze zwolnienia, masz obowiązek co roku składać deklarację CIT-8 wraz z kluczowym załącznikiem CIT-8/O. W tej deklaracji musisz precyzyjnie wykazać, które dochody były zwolnione i dlaczego. Urząd Skarbowy chce dokładnie widzieć, że pieniądze faktycznie poszły na misję zapisaną w statucie.
Sprawozdania: Fundacja raportuje wielu instytucjom
Prowadzenie ksiąg na bieżąco to jedno. Drugie to coroczna, rozbudowana sprawozdawczość.
Firma składa sprawozdanie finansowe do KRS i CIT-8 do urzędu skarbowego. Fundacja musi robić to samo, ale dodatkowo raportuje do:
- Odpowiedniego ministra: Ministra nadzorującego fundację ze względu na jej cele (np. Ministra Kultury, Ministra Zdrowia).
Narodowego Instytutu Wolności (NIW): Jeśli fundacja ma status OPP, musi złożyć bardzo szczegółowe sprawozdanie merytoryczne i finansowe w specjalnym systemie online. o oficjalny system prowadzony przez Narodowy Instytut Wolności, który pozwala każdemu darczyńcy sprawdzić, na co przeznaczasz jego pieniądze
Gdzie szukać wsparcia w prowadzeniu księgowości fundacji?
Jeśli prowadzisz lub planujesz założyć fundację, warto skorzystać z profesjonalnego wsparcia księgowego, dopasowanego do specyfiki trzeciego sektora. Doskonałym miejscem, aby rozpocząć taką współpracę, jest finalab.pl – zespół ekspertów, którzy specjalizują się w obsłudze organizacji pozarządowych.
FinaLab nie stosuje sztywnych schematów – zamiast tego analizuje indywidualne potrzeby fundacji, pomaga zaprojektować plan kont, przygotować sprawozdania i zapewnia pełną zgodność z przepisami.
